Plantilla para registrar las facturas emitidas y los gastos de un traductor autónomo
¡Hola! En este artículo puedes descargar una plantilla que calcula en Excel todos los datos que necesitáis tú y tu asesoría, gestoría o profesional en este ámbito para cumplir con tus obligaciones financieras como autónomo sin que nunca más vuelva a ser un engorro.
Hace tiempo que veo que cada vez son más las personas que suben sus plantillas a Internet para ayudar a otras en las tareas que no son propias de la profesión a la que se dedican, sino de las necesidades que tenemos como trabajadores por cuenta propia, como es el aspecto financiero. Creo que, en este aspecto, yo también puedo ayudar, sobre todo a quienes empiezan.
Hay muchas plantillas para registrar facturas y gastos; algunas forman parte de un paquete, como el material de bienestar financiero de nuestra compañera Macarena, otras son de acceso limitado a socios, como es el caso de Asistrad, y las plantillas gratuitas (si buscamos, como era mi caso, una plantilla en Excel o similar que modificar y personalizar según necesidades y gustos sin hacer ningún curso y sin descargar otros archivos) me parecen incompletas o, al menos para mí, poco útiles.
Será que he crecido con la ofimática –de pequeña jugaba con el Word y el Excel, además de a Los Sims (😜)– y ahora forma parte de mi día a día. Por así decirlo, sigo jugando con el Office, pero con los datos de mi propia empresa.
Ahora bien, sé que no todo el mundo tardaría tan poco tiempo ni disfrutaría tanto como yo en estas cosas, conozco a muchas personas que necesitan una gran dosis de paciencia para no frustrarse cuando tratan de lidiar con el programa, los cálculos y las fórmulas.
Así que, ¿por qué no compartir la plantilla que he estado mejorando y que puede ser útil también para otros autónomos? Sobre todo, para profesionales de la traducción, porque es el ámbito en el que me muevo y que conozco por experiencia propia.
De acuerdo con lo que a mí me gustaría encontrar en Internet, esta plantilla es totalmente modificable y sin celdas bloqueadas para que la puedas personalizar tanto como quieras y adecuarla más a ti.
Por cierto, mi versión de la plantilla que te comparto (la versión original, por así decirlo) es la que subo aquí. Si la modifico, lo dejaré reflejado en este o en otro artículo de este blog (los enlazaré, no te preocupes), para que siempre puedas consultar las distintas versiones y actualizaciones.
👇 ¿Empezamos?
Índice
Descarga la plantilla del registro de ingresos y gastos
▶ También he grabado un vídeo explicativo con pinceladas básicas sobre cómo puedes usarla y modificarla.
A continuación, he recogido algunas dudas que puede que tengas antes de descargar o de utilizar la plantilla 👇.
¿Por qué necesito un registro de facturas como autónomo si ya tengo las facturas guardadas?
Una vez te des de alta en Hacienda como autónomo (modelo censal 036) debes presentar una serie de declaraciones como la trimestral del IVA (modelo 303), la del IRPF (modelo 130), la de operaciones intracomunitarias (modelo 349), el resumen anual (modelo 390) y la anual de operaciones con terceros (modelo 347).
Te recomiendo que la presentación de estos modelos (o de los que tengas que presentar en tu caso) siempre la haga un experto en el tema.
Ahora bien, debes ser tú quien le proporcione la información que necesita para presentar las declaraciones de tu empresa y más te vale que no sea un montón de facturas a lo loco (ya sea un montón literal en papel o en formato electrónico, un correo con miles de adjuntos, fotografías o un ZIP con el que ya se apañarán cuando lo exporten).
Sí, da las facturas emitidas y recibidas, pero te conviene hacerlo de manera ordenada y útil, aunque la ley no te obligue a presentar ningún libro contable o de registro.
Recuerda que un profesional presentará tus declaraciones en base a la información que tú le facilites. Me comentan por el pinganillo que muchas veces se quedan gastos y IVA correspondientes sin deducir porque no tenemos (o no facilitamos) los datos suficientes. Te conviene tener la información ordenada y, por tanto, completa (si está ordenada, te darás cuenta si algo no cuadra o si falta algún dato).
Tener todos los datos sobre los ingresos y los gastos bien registrados te permitirá entender mejor tu empresa y te ayudará a:
- cerciorarte que tienes todas las facturas para poder deducirte todo el gasto y todo el IVA que te corresponde,
- valorar realmente cada ingreso y cada gasto,
- tener menos imprevistos y
- tomar decisiones en el futuro tanto sobre tus gastos como sobre tus ingresos, tus clientes, mejor momento para las campañas de marketing, etc.
La plantilla que te comparto aquí te sirve durante el tiempo que quieras, no solo durante un año, porque está pensada para toda una carrera profesional y preparada para filtrar los datos según requieras en cada momento.
¿Me puedo fiar de esta plantilla? ¿Es útil?
Siempre me preguntaba esto antes de empezar a conocer el mundo de las finanzas cuando veía una plantilla así y gratuita en Internet, por eso no quiero que te quedes con la duda: esta plantilla es la que yo misma utilizo para presentar mis declaraciones.
¿Yo misma? Pues sí. Tengo la suerte de contar con la ayuda de mi padre, que es contable y asesor financiero, y de conocer la terminología financiera después de encontrarme con ella en diversos textos de esta especialidad.
Este recurso que te comparto es totalmente público, así que estaría genial que dedicaras unos minutos a dejar un comentario ⌨ en este mismo artículo y contarnos tu opinión y experiencia, así ayudarás a más personas y a mí misma, porque sabré qué mejorar (tengo algunas ideas, pero iremos poco a poco).
¿Qué contiene esta plantilla?
La plantilla es un documento de cálculo que se titula «registro_facturas_plantilla» y que está dividido en 4 hojas:
- Facturas emitidas
- Gastos sin IVA
- Facturas recibidas
- Amortización
Esta plantilla es un registro de facturas emitidas y de gastos que te permite filtrar según diversos criterios con unos botones, para que obtengas la información que necesitas para evaluar tu empresa y para tus declaraciones con Hacienda de una manera cómoda y rápida.
Facturas EMITIDAS
En la hoja Facturas EMITIDAS registraremos los datos de todos nuestros ingresos.
¿Qué datos aparecen en esta hoja?
- Año de emisión de la factura
- Trimestre al que pertenece la factura
- Mes de emisión de la factura
- Fecha de emisión que aparece en la factura
- Número de factura
- Cliente
- NIF del cliente
- País del cliente
- Ciudad del cliente
- Si es o no una operación intracomunitaria
- La base imponible de la factura (que algunos denominan importe, pero creo que el término «base imponible» expresa con mayor exactitud el dato que debemos introducir en este apartado, dado que puede ser la suma de varios importes en una misma factura)
- El porcentaje de IVA aplicable
- El cálculo del IVA
- El porcentaje de IRPF aplicable
- El cálculo del IRPF
- Total
- Fecha de cobro
- Si está pagada
Estas columnas te permiten:
- conocer los ingresos por años y poder comparar unos con otros,
- conocer los ingresos por trimestres y poder comparar entre trimestres y un único trimestre entre varios años,
- conocer los meses de mayor y de menor ingreso,
- registrar todos los datos que figuran en la factura para identificarla correctamente,
- conocer el porcentaje del IVA y de IRPF aplicados (el IVA puede ser distinto según nuestra actividad y siempre viene bien tenerlo especificado; el IRPF será el 7 % durante los tres primeros años y el 15 % en los siguientes, pero siempre viene bien tenerlo especificado),
- calcular de manera automática el total de cada factura a modo de revisión antes de emitir cada una y
- hacer un seguimiento básico de cada factura.
También podríamos añadir la columna «Vencimiento», pero hasta el momento a mí no me ha hecho falta y no lo he añadido a mi registro. Por si te interesa, te dejo aquí el enlace a una plantilla (no la he usado, ya me dirás qué tal en los comentarios ⌨) para llevar un control de los pagos de las facturas en Excel.
Gastos sin IVA
Los gastos no se declaran igual si llevan IVA o si no. En esta hoja registrarás aquellos gastos que no llevan IVA.
Si el IVA es 0 % (como es el caso de la formación) o si es una operación intracomunitaria (el IVA es soportado y repercutido), lleva IVA. No te confundas. De todas formas, consulta siempre que tengas dudas con una asesoría, gestoría o un profesional de este ámbito.
¿Qué gastos se registran en esta hoja?
La seguridad social, es decir, el pago del autónomo (RETA, Régimen Especial de Trabajadores Autónomos), gastos bancarios (cargos y comisiones de la cuenta bancaria que usas profesionalmente, como podría ser un gasto por contar con una tarjeta), intereses de préstamos, entre otros no tan habituales.
Facturas RECIBIDAS
Pide la factura de todos los gastos que hagas que estén relacionados con la profesión (correo profesional, sitio web, diccionarios, software de traducción, de transcripción o de subtitulación, el ordenador que necesitas, silla, teclado y ratón ergonómicos, una buena pantalla o dos, el papel timbrado si te dedicas a la traducción jurada, los suministros de luz e internet, formación…).
Todos los gastos con IVA los registrarás en esta hoja.
¿Sueles comprar en Amazon? Usa Amazon business para las compras relacionadas con la profesión y así tendrás las facturas. Pero no te olvides de la mediana y pequeña empresa, que también te harán una factura cuando la pidas.
Con esta plantilla sabrás si «esto» (papel que tienes en la mano o correo que acabas de recibir) te «sirve» para la declaración, porque:
- si te falta algún dato, sabrás que tienes que pedir la factura y
- si puedes registrar todos los datos, es que sí sirve.
¿Y si es una importación?
Las importaciones las puedes registrar en la columna «intracomunitario», añadiendo esa misma palabra. Aunque, si son habituales, puedes añadir una columna para estos casos.
¿Qué operaciones son intracomunitarias?
Aquellas en las que tanto tú como tu proveedor estáis dados de alta como operadores intracomunitarios. Se verá claramente en el NIF, que por lo general indicará el país de ese NIF.
Te recomiendo que compruebes siempre el n.º de IVA intracomunitario en el VIES para asegurarte.
Las columnas de esta hoja te permiten:
- conocer los gastos por años y poder comparar unos años con otros,
- conocer los gastos por trimestres y poder comparar entre trimestres y un único trimestre entre varios años,
- conocer los meses de mayor y de menor gasto,
- registrar todos los datos que figuran en la factura para identificarla correctamente,
- conocer el porcentaje del IVA aplicado y los gastos que hemos tenido con cada tipo de IVA,
- conocer los gastos intracomunitarios, exportaciones e inversiones,
- filtrar por tipo de gasto y tipo de elemento y
- calcular el total, el IVA y la base imponible de todos los gastos según los filtremos.
Amortización
Aquellos gastos inmovilizados no generales con una vida de medio o largo plazo con un cote igual o superior a 600 € se denominan inversiones y son amortizables durante cierto período según su ritmo de amortización, que variará según el tipo de elemento del que se trate.
Elementos y ritmo de amortización (coeficiente lineal máximo)
- Equipos electrónicos (un ordenador, por ejemplo): 20 %
- Mobiliario de oficina: 10 %
Estos, como están gravados con IVA, se registran en la hoja Facturas RECIBIDAS, pero el seguimiento de su amortización lo haremos en la hoja Amortización, que nos permite saber cuánto podemos recuperar a final de cada ejercicio o año.
¿Te has pasado toqueteando la plantilla?
Vuelca los datos que ya tengas copiando la información que no se calcula de manera automática (fechas, números de factura, descripción, clientes y datos de los clientes, proveedores y datos de los proveedores, base imponible, gastos de envío y porcentajes correspondientes del IVA y de IRPF).
Guarda esta publicación en Favoritos o Marcadores ⭐ de tu navegador y así siempre podrás volver a ella para descargarte de nuevo la plantilla.
¡Gracias por llegar hasta aquí! Sé que es una entrada más larga de lo habitual en este blog, pero me parecía importante darte todos los detalles.
Si todavía tienes alguna pregunta o sugerencia, no dudes en escribirla en los comentarios ⌨.
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⌨ ¡Nos leemos!